Top 25 원 페이지 보고서 295 Most Correct Answers

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직장인 1page 보고서 작성방법

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핵심을 전달하는 원 페이지 보고서

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핵심이 도대체 뭐야

원 페이지 보고서는 무엇인가요

원 페이지 보고서의 장점과 단점

어떻게 연습해야 하나요

결론

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핵심을 전달하는 원 페이지 보고서

핵심이 도대체 뭐야?

혹시 보고서나 기획안을 작성해서 보고하고 공유했을 때 직접적이던, 간접적이던 “시간도 없어 죽겠는데, 무슨 내용이 이렇게 많아?’, “그래서 핵심이 뭐라는 거야?” 이런 이야기를 듣게 되었던 경험이 있었을까? 만약 그래서 “도대체 어떻게 하라는 거야?”라는 생각이 들었다면, 그 대답은 원 페이지 보고서(한 페이지로 작성한 보고서)를 달라는 의미일 것이다.

이번 글은 원 페이지 보고서에 대한 개인적인 생각을 적어본 글이다. 글의 순서는 아래와 같다.

1. 원 페이지 보고서는 무엇인가요?

2. 원 페이지 보고서의 장점과 단점

3. 어떻게 연습해야 하나요?

원 페이지 보고서는 무엇인가요?

원 페이지 보고서는 그리 낯선 개념은 아니다. 부르는 명칭에서도 바로 파악할 수 있다시피 보고하거나 기획한 내용을 한 페이지에 압축해서 담아 넣은 보고서를 말한다. 내용의 전체를 압축해서 넣었다는 말은 일단 전체를 구성하는 모든 내용이 다 들어가 있어야 한다는 의미이다. 기획안 전체적인 내용을 간략하게 정리한 요약이나 글의 전체적인 윤곽을 잡아 놓은 개요라고 생각할 수도 있지만 엄밀하게 말하면 요약이나 개요와는 다르다. 사실 이렇게 압축해서 한 페이지로 구성하는 것은 몹시 어려운 일이다. 일반적으로 우리는 생각보다 글을 쓰는 것을 잘한다. 시간이 충분하고, 지면이나 글자 수에 제한이 없는 상황에서 내가 작성한 글을 읽어줄 누군가의 시간과 인내력이 충분하다면 원 페이지 보고서는 필요하지 않다. 좀 더 극단적으로 이야기하자면 어떻게 하면 나의 생각을 효과적으로 전달할 수 있을 지에 대한 고민조차 필요하지 않을 수 있다.

원 페이지 보고서의 장점과 단점

원 페이지 보고서의 장점은 단 시간에 명확하고 효과적으로 내 생각을 전달할 수 있다는 점이다. 우리는 하루에도 수없이 많은 정보를 획득하고, 고민하고, 처리한다. 나뿐만 아니라 다른 사람들도 똑같다. 그러한 상황에서 ‘나에게는 중요한’ 어떤 일들이 ‘남에게는 중요하지 않은’ 일이 되는 경우도 많다. 이러한 상황에서 긴 글로 표현한 내 생각은 남의 시간과 집중력을 흐려지게 만들면 그들은 점차 내 생각에 부정적인 의견을 가지게 된다. 이 뿐만 아니라 글을 읽다 보면 점점 핵심을 놓치게 되고, 핵심을 놓치다 보면 그들의 의사결정이 원활하게 이루어지지 않는다. 그렇게 되면 결국 내게 중요한 일이 바로바로 처리되지 않기 때문에 내 업무에 병목 현상이 발생하게 될 수도 있다. 원 페이지 보고서를 통해 보고한다면 바쁘고 하루에도 수많은 보고를 받게 되는 상급자들과 내 글을 읽고 업무를 수행해야 하는 협업자의 시간을 절약하며, 핵심 내용을 빠르고 명확하게 전달할 수 있다. 더욱 놀라운 건 한 장 짜리 보고서로 작성한 일감은 빠르게 처리할 수 있는 일감으로 생각되기 때문에 그들에게 덜 중요한 일이더라도 빨리 처리하고 싶은 욕구를 불러일으켜 일이 바로바로 처리되곤 한다.

원 페이지 보고서의 단점은 숙련되기까지 어느 정도의 시간이 필요하고, 숙련되지 않은 상태에서 작성한 보고서에서는 자칫 중요하거나 핵심적인 내용이 빠져버릴 수도 있다는 점이다. 더불어 숙련되지 않은 상태에서 작성을 하려고 하면, 길게 작성했을 때보다 더욱 많은 시간을 소요하게 되는 경우도 있다. 다만, 압축하기 위해 시간이 오래 걸리는 만큼 그 업무에 관해서는 보다 전문가가 되어가고, 숙련되게 된다면 어떤 업무를 수행하더라도 핵심을 빠르게 파악할 수 있게 된다. 또한 고민을 하고 훈련을 한 만큼 남의 보고서나 기획안을 읽고 핵심과 중요 내용을 파악하는 스킬이 향상된다. 숙련만 된다면, 단점은 얼마든지 극복이 가능한 영역이다.

어떻게 연습해야 하나요?

연습은 의외로 간단하며, 상식적이다. 업무나 실생활에서 끊임없이 원 페이지 보고서를 만들어 보는 것이다. 일반적으로 보고서나 기획안의 경우 조직마다 그 구성은 다를 수 있지만 어느 정도 정해진 형식이 있기 마련이다. 그리고 실제 필요에 의해 계속 수행해보는 것이 숙달하는 데 효과적이다. 그리고 또 한 가지, 원 페이지 보고서라 해서 한 페이지 안에 내용을 압축하지 못하는 것에 스트레스받지 않아도 괜찮다. 원 페이지 보고서의 핵심은 길고 장황하게 설명하는 것을 핵심적인 내용만 뽑아 보기 쉽게 깔끔하게 정리하는 것이다. 원 페이지가 아니라 투 페이지, 쓰리 페이지가 될 수도 있다. 연습을 통해 반복적으로 숙달하다 보면 자연스럽게 고도로 압축하는 것이 가능해진다. 그리고 사실 진짜 많은 내용이 필요한 경우에는 실제로 압축하고 압축해도 원 페이지가 안 되는 경우도 있다. 혹시 하루를 꼬박 걸려 작성한 보고서가 기존의 보고서의 양과 달라 업무의 양이 적어 보이는 것은 아닐까 걱정된다면, 그러한 걱정은 하지 않아도 괜찮다. 업무를 했다는 것을 업무 수행의 질이 아니라 양으로 생각하는 사람이 있다면, 그냥 그 사람이 일을 못하는 거구나 생각해도 괜찮다.

결론

원 페이지 보고서는 사실 업무 역량에 있어서 크게 주목받지 못한다. 사실 어떻게 보면 원 페이지 보고서로 작성했는가 하지 않았는가는 중요하지 않다. 더욱이 일부 사람들은 길게 풀어쓴 보고서나 기획안을 고생과 고민과 치열한 업무 수행의 결과로 보기도 한다. 즉, 원 페이지로 보고서를 작성하였다고 해서 상급자나 협업자가 인정해주거나 칭찬해주는 것도 아니다. 또한, 보고서를 보는 대상자들은 보고서를 작성한 사람이 얼마나 공을 들였는가, 얼마나 고민을 했는가에 대한 생각도 하지 않는다. 하지만, 꾸준히 하다 보면 결과적으로 전체적인 업무 프로세스나 프로젝트의 진행이 훨씬 수월해지고 효과적이며, 실용적으로 변화하게 되는 놀라운 경험을 할 수 있게 된다.

효율적인 보고를 위한 ‘1페이지’ 보고서 (feat. P&G)

해당 포스트는 효율적인 보고를 위한 1페이지 보고서 작성법을 조사하여 정리한 글 입니다.

1. INTRO

최근 기업들은 스타트업의 효율적인 업무 방식과 밀레니엄 세대들의 특성을 고려하여 다양한 변화를 시도하고 있으며, 그에 맞춰 ‘수직적이고 갖춰진 보고’에서 ‘수평적이고 간추린 보고’ 의 형태로 변화하고 있습니다.

실제로 제가 근무하고 있는 회사에서도 협업툴을 활용하기 시작하면서 일반적인 진행 상황은 협업툴 내 상시 공유하고 특정 상황에서만 보고서를 작성하고 있습니다. 보고서는 주로 PPT로 작성하는데 협업툴 내에서 상시 현황 공유하다보니 PPT 보고서는 핵심 내용만 담아서 1페이지로 작성하도록 권장됩니다.

아이디어를 빠르게 확인하고 실제 구체화하자고 의사결정하는데 중요한 것은 ‘시간’과 ‘핵심을 드러내는 것’이다. 그 아이디어가 결국 ‘뭘’ 하자는 것이고 우리 상황에서 ‘왜’ 해야 하는지, 그래서 어떤 것들이 필요한지를 빠르게 파악할 수 있어야 한다. ppt로 장황하게 공백을 채우는 순간 그런 ‘핵심’들이 묻혀버리는 그런 보고서들을 우리는 숱하게 봐왔다. – brucemoon

개인적으로 1페이지 보고서 작성에 어려움을 느끼고 정보(+템플릿)를 찾게 되었으며, 저와 같은 고민이 있으신 분들을 위해 내용을 공유하게 되었습니다.

2. 효율적인 보고?

bruce님의 글에서는 ‘핵심 기획은 단 한장이면 된다’라고 하며, 엘레베이터 브리핑(Elevator briefing)에서는 ‘핵심만 설명하는 시간은 30초 정도면 충분하다’고 합니다.

경영진에 보고할 결과물로서 쓸 일이 아니면 ppt는 기획에 있어 독이다. 파워포인트 작업에 들어가는 시간적 비용과 그 틀에 맞춰서 쓰려고 할 때 소모되는 비구조적인 사고의 잉여는 조직 내에서 상당한 비효율을 발생한다. – brucemoon

일반적으로 PPT 보고의 경우, 사전 작업(구조 잡기, 색톤 잡기, 이미지 활용 등)이 많이 요구되는데, 이러한 비효율 시간을 단축시키고 핵심을 잘 전달할 수 있도록 P&G에서는 1-page memo 가이드를 제시하였고, 해당 내용은 아래와 같습니다.

3. P&G 원페이지 보고서 (1-page memo)

bruce님이 작성하신 한글 버전 ‘1page 기획서 양식’은 아래 링크에서 받으실 수 있습니다. 한 장짜리 기획서 양식 (P&G의 1page memo proposal)

1. The Idea

What are you proposing? This is typically one sentence.

→ 제안하고자 하는 내용이 무엇인지 대표적인 한 문장으로 작성하시면 됩니다.

2. Background

What conditions have arisen that led you to this recommendation? Only include information that everyone agrees upon in the Background – this is the basis for discussion, so it needs to be non-debatable.

→ 제안하게 된 배경과 상황을 작성하시면 됩니다. 아이디어를 제안하게 된 객관적인 배경을 설명하는 부분으로, 나의 생각이 아닌 사실(FACT) 정보만 적는 것이 핵심입니다.

3. How it Works

The details. In addition to How, also What, Who, When, Where.

→ 구체적인 제안 내용을 육하원칙(5W1H) 중 왜(Why)를 제외한 4W1H(How, What, Who, When, Where)로 작성하시면 됩니다.

4. Key Benefits

This is the “Why?” There are usually three benefits: the recommended action is on strategy, already proven (e.g. in test market or in another business unit), and will be profitable. You can think of these three in terms of the old Total Quality mantra of “doing right things right.” The first (on strategy) means you’re doing the right thing. The second and third mean you’re doing things the right way, because you’re being effective (proven to work) and efficient (profitable).

→ 제안의 이유(Why)를 설명하는 곳으로 정성적 또는 정략적 기대 효과를 작성하시면 됩니다.

5. Next Steps

Who has to do what and by when for this to happen?

→ 제안 내용을 수행하기 위한 실행 계획 작성하시면 됩니다.

e.g.) 실행을 위해 리소스(예산, 시스템 등)가 얼마나 필요한가?, 누가(R&R)/언제까지(WBS)/무엇(Action Item)을 해야 하는가?

4. 결론

P&G에서 소개한 1-page memo는 사용에 익숙해지면 보고 상황 만이 아닌 일상적인 대화에서도 의견을 구조화 하여 효율적인 전달이 가능할 것이라고 생각됩니다. 위 소개드린 템플릿을 저장해 두고 적재적소에 활용해보면 좋을 것 같습니다.

5. 관련링크
[1] 한 장짜리 기획서 양식 (P&G의 1page memo proposal)
[2] 핵심을 전달하는 원 페이지 보고서

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1페이지 보고서(기획서) 작성의 핵심 요약

1

핵심 스토리라인과 첨부자료를 구분,

연결하는 기술

배경, 현황요약, 원인분석, 대안 등 반드시

설명해야할 핵심 스토리라인은

본문에 기술합니다.

상사가 물어볼만한 내용이나 구체적 데이터,

대안에 대한 실행방안 등은

첨부자료로 넣습니다.

첨부문서를 미리 만들어 놓으면 그 과정에서

생각이 정리되는 효과도 얻을 수 있습니다.

본문에 들어가는 도표자료는

전체내용을 요약하는 식으로 작성합니다.

예를 들어 연간 인건비 현황이라면

조직전체 자원에서 요약한 도표는 본문에,

월별, 조직별 인건비 현황은

첨부문서에 넣으세요.

2

보고서 제목의 효과를 높이는 방법

상사가 제목만으로도

전체내용과 취지, 보고 성격 등을

알 수 있도록 제목을 잡는 것이 핵심입니다.

20자 이내로 압축해서,

추상적 단어보다는 구체적 단어를 사용하고

제목 안에 ‘검토, 개선안, 현황’ 등을 표시한다면

문서의 성격도 바로 알 수 있겠죠.

필요에 따라 부제목을 함께

적는 방식도 좋습니다.

‘ 2017년 사업계획 변경(안)-

-비용절감을 중심으로 ’

한 눈에 쏙 들어오지 않습니까?

3

주요 내용이 누락되지 않도록

목차를 구성하는 방법

1페이지 보고서는

6하 원칙을 활용해서 작성하는데

특히 ‘왜’와 ‘어떻게’는 절대 빠져서는 안됩니다.

보고서의 가장 일반적인 목차는

목적-현황과 이슈-

개선방안-예산-기대효과-의사결정사항 순입니다.

미리 목차를 잡아놓고 브레인스토밍을

하듯이 보고서를 작성해 보세요.

4

문장을 효과적으로 압축하는 기술

내가 작성한 보고서가

최종적으로 소비되는 장면을

리얼하게 상상해 본다면

문장 압축에 도움이 됩니다.

가급적 수식어를 빼고 사실만 전달하고,

상대방의 입장에서 중요하지 않는 내용은

과감하게 줄입니다.

문장이 이상하지 않은 경우

조사를 빼도 되지만

이해하지 못할 정도로

내용을 압축해선 안됩니다.

원래 쓰던 A브랜드의 가격이 비싸서

10 여 곳을 신규로 조사하여

가격이 적정한 B브랜드를 선정

> A브랜드의 가격이 높아,

10개 업체 조사 후

가격 적정한 B브랜드 선정

5

표와 텍스트를 효과적으로 조합하는 방법

내용이 너무 많아 서술식으로 쓰면

가독성이 현저하게

떨어지는 경우가 있습니다.

이 때 표를 활용하면 훨씬 눈에 잘 들어오고

보고의 효과도 올릴 수 있습니다.

또한 짤막짤막하게 제시해줄

정보가 많은 경우

내용도 효과적으로 압축할 수 있습니다.

전체 컨셉트를 표현하고자 한다면

간단한 이미지를 활용하는 방식이 효과적입니다.

다만 너무 많이 들어가면

오히려 복잡해 보일 수

있으므로 꼭 필요한 곳에만 사용합니다.

6

완성된 보고서의 디테일를 살려주는 체크리스트

보고서를 다 썼다면 마음을 비우고

제3자의 시각에서 자신의 문서를 점검해보세요.

다음과 같은 체크리스트를 준비해서 검토해보고,

동료들에게 보고서에 대한 의견을 구해본다면

더욱 수준높은 보고서를 완성할 수 있습니다.

1) 왜 이 보고서가 필요한지 기술되어 있는가

2) 보고서를 최종적으로 읽을 사람의 관점에서

이해하기 쉬운가

3) 제시한 방안에 대해 ‘왜 이렇게 하는 건지’

물었을 때 그에 대한 답이 들어있는가

4) 제시할 수 있는 대안들과 그 장,단점이

기술되어 있는가

5) 빠진 대안은 없는가? 구두로라도 그러한

대안을 제시할 준비가 되어 있는가

6) 문장이 간결, 명료한가? 장황한 내용은 없는가

7) 제목은 내용 전체를 잘 표현하고 있는가

8) 목차의 논리적인 오류는 없는가

9) 시각적으로 아름다운가, 여백의 미가 있는가

10) 근거는 명확한가? 근거자료의 출처는

조사되어 있고, 보고서 내에 기술되어 있는가

이제까지 1페이지 보고서 작성법을 알아봤는데요.

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