Zzp Factuur Maken: Handige Tips En Stappenplan

Wat is een zzp factuur?

Een zzp factuur is een document dat een zelfstandige zonder personeel (ZZP’er) stuurt naar zijn of haar klanten om betaling te vragen voor geleverde goederen of diensten. Het is een essentieel onderdeel van de administratie van een ZZP’er en dient als bewijs van de transactie tussen de ZZP’er en de klant.

Aan welke eisen moet een zzp factuur voldoen?

Een zzp factuur moet aan een aantal verplichte eisen voldoen om geldig te zijn. Hier zijn de belangrijkste eisen:

1. Naam en adresgegevens: Je factuur moet je volledige naam en adresgegevens bevatten, evenals die van je klant.

2. Factuurdatum: Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven.

3. Factuurnummer: Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit nummer moet opeenvolgend zijn en je kunt zelf kiezen hoe je het genereert.

4. Btw-nummer: Als je bent geregistreerd voor de btw, moet je je btw-nummer op de factuur vermelden.

5. KvK-nummer: Je KvK-nummer (Kamer van Koophandel) is ook een verplicht gegeven op de factuur.

6. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: Geef een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd aan je klant, inclusief de prijs per eenheid en het aantal eenheden.

7. Totaalbedrag: Vermeld het totale bedrag dat je in rekening brengt voor de geleverde goederen of diensten, inclusief eventuele btw.

8. Betaaltermijn: Geef aan binnen welke termijn de klant de factuur moet betalen. Dit kan bijvoorbeeld 14 dagen zijn.

Hoe maak je een zzp factuur?

Er zijn verschillende manieren om een zzp factuur te maken. Hier zijn een paar opties:

1. Met behulp van facturatie software: Er zijn tal van facturatie software beschikbaar die het proces van het maken van facturen vereenvoudigen. Deze software biedt sjablonen waarin je de benodigde gegevens kunt invullen en genereert automatisch een professionele factuur. Enkele populaire facturatie software-opties zijn Moneybird, Factuursturen en e-Boekhouden.nl.

2. Met behulp van een Excel-sjabloon: Als je bekend bent met Excel, kun je een factuursjabloon maken met behulp van deze software. Er zijn ook gratis factuursjablonen beschikbaar op internet die je kunt downloaden en aanpassen aan je eigen behoeften.

3. Met behulp van een online factuurgenerator: Er zijn verschillende online tools beschikbaar waar je eenvoudig je factuurgegevens kunt invoeren en een factuur kunt genereren. Deze tools zijn doorgaans eenvoudig te gebruiken en vereisen geen technische kennis.

Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat de factuur alle verplichte gegevens bevat en er professioneel uitziet. Dit wekt vertrouwen bij je klanten en bevordert een tijdige betaling.

Factureren zonder KVK-nummer

Het hebben van een KvK-nummer is verplicht voor elke ZZP’er in Nederland. Het identificeert je bedrijf en maakt het mogelijk om legitieme zakelijke transacties uit te voeren. Het ontbreken van een KvK-nummer kan problemen opleveren bij het maken van een factuur, omdat het een van de vereiste gegevens is.

Als je geen KvK-nummer hebt, kun je echter nog steeds facturen sturen. In plaats van het KvK-nummer kun je bijvoorbeeld “Geen KvK-nummer” vermelden op de plek waar het nummer normaal gesproken zou staan. Zorg er wel voor dat je andere vereiste gegevens op de factuur vermeldt, zoals je naam, adres en btw-nummer (indien van toepassing).

Het is belangrijk op te merken dat het ontbreken van een KvK-nummer kan leiden tot minder vertrouwen bij je klanten en kan resulteren in langere betalingstermijnen of zelfs het verlies van potentiële klanten. Daarom is het aanbevolen om zo snel mogelijk een KvK-nummer aan te vragen.

Factureren zonder btw-nummer

Als ZZP’er ben je verplicht om een btw-nummer te hebben als je btw-plichtig bent. Dit nummer identificeert je als btw-ondernemer en maakt het mogelijk om btw te berekenen en af te dragen over je geleverde goederen of diensten.

In sommige gevallen kan het echter voorkomen dat je geen btw-nummer hebt. Bijvoorbeeld als je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR) en dus geen btw hoeft af te dragen. Dit betekent dat je facturen stuurt zonder btw.

Als je geen btw-nummer hebt en geen btw hoeft te berekenen, moet je dit duidelijk vermelden op je factuur. Dit kan bijvoorbeeld door “Bijzondere regeling: geen btw vermeld” op de factuur te vermelden.

Het is belangrijk om te weten dat niet alle zzp’ers in aanmerking komen voor de KOR en dat je moet voldoen aan bepaalde voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen. Raadpleeg de Belastingdienst voor meer informatie over de KOR en of je hiervoor in aanmerking komt.

Veelgemaakte fouten bij het maken van een zzp factuur

Bij het maken van een zzp factuur kunnen er verschillende fouten worden gemaakt. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten die je moet vermijden:

1. Ontbrekende of onjuiste gegevens: Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle verplichte gegevens correct en volledig zijn ingevuld. Controleer of je naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en andere relevante gegevens correct zijn vermeld.

2. Foutieve berekeningen: Zorg ervoor dat je de juiste prijs per eenheid, het aantal eenheden en eventuele kortingen of toeslagen correct berekent. Onnauwkeurige berekeningen kunnen resulteren in facturen die niet kloppen en kunnen leiden tot verwarring bij je klanten.

3. Verkeerde betalingstermijnen: Vermeld duidelijk binnen welke termijn de klant de factuur moet betalen. Als je geen betalingstermijn vermeldt, kan dit leiden tot vertragingen bij de betaling.

4. Geen factuurnummers gebruiken of duplicaten hebben: Het gebruiken van factuurnummers is essentieel om een gestructureerde administratie te behouden. Zorg ervoor dat je factuurnummers opeenvolgend zijn en dat er geen duplicaten zijn.

5. Vergeten om de factuur te verzenden: Het kan gebeuren dat je vergeet om de factuur daadwerkelijk naar de klant te sturen. Zorg ervoor dat je een systeem hebt om je facturen bij te houden en regelmatig controleert of alle facturen zijn verzonden.

Het vermijden van deze veelgemaakte fouten zorgt ervoor dat je facturen professioneel en accuraat zijn, wat leidt tot een soepeler facturatieproces en een betere cashflow voor je bedrijf.

Veelgestelde vragen

1. Kan ik gratis een factuur maken?

Ja, er zijn verschillende gratis opties beschikbaar om facturen te maken. Facturatie software zoals Moneybird biedt bijvoorbeeld een gratis versie waarmee je facturen kunt genereren. Daarnaast kun je ook gebruikmaken van gratis factuursjablonen in Excel of online factuurgenerators.

2. Kan ik een eenmalige factuur maken zonder software te gebruiken?

Ja, je kunt een eenmalige factuur maken zonder speciale software te gebruiken. Je kunt een factuursjabloon downloaden in Excel of Word, deze aanpassen met je eigen gegevens en deze vervolgens opslaan als een PDF-bestand om te verzenden naar je klant.

3. Is er een app om gratis facturen te maken?

Ja, er zijn verschillende facturatie apps beschikbaar waarmee je gratis facturen kunt maken. Enkele populaire opties zijn Invoice Simple, Zervant en Debitoor. Deze apps bieden je de mogelijkheid om facturen te maken en te beheren vanaf je smartphone of tablet.

4. Waar kan ik een voorbeeldfactuur vinden voor mijn eenmanszaak?

Op verschillende websites kun je voorbeeldfacturen vinden voor je eenmanszaak. Een goede bron is de website van de Belastingdienst, waar je voorbeeldfacturen kunt vinden die voldoen aan de wettelijke vereisten.

5. Kan ik een factuur maken in Word?

Ja, je kunt een factuur maken in Word door een sjabloon te gebruiken of door een factuur op maat te maken. Word biedt verschillende opties voor het maken van professionele facturen, inclusief het toevoegen van je bedrijfslogo en het aanpassen van het ontwerp.

6. Kan ik een factuur sturen als ZZP’er zonder btw?

Ja, als je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR) en dus geen btw hoeft af te dragen, kun je facturen sturen zonder btw. Zorg ervoor dat je duidelijk vermeldt op de factuur dat je bent vrijgesteld van btw op basis van de KOR.

7. Kan ik een factuurvoorbeeld in PDF-formaat vinden?

Ja, op verschillende websites kun je factuurvoorbeelden vinden in PDF-formaat die je kunt gebruiken als referentie bij het maken van je eigen factuur. De Belastingdienst en facturatie software providers zijn goede bronnen om factuurvoorbeelden in PDF-formaat te vinden.

8. Waar kan ik een voorbeeld van een KvK-factuur vinden?

Om een voorbeeld van een KvK-factuur te vinden, kun je terecht op de website van de Kamer van Koophandel zelf. Ze bieden vaak voorbeeldfacturen en sjablonen die je kunt gebruiken als referentie bij het maken van je eigen KvK-factuur.

Mag ik zelf een factuur maken? Ja, dat mag je als ondernemer zelf doen. Let wel op de vereisten van de Belastingdienst waar een factuur aan moet voldoen.Heb je geen KVK-nummer? Dan kun je ook geen KVK-nummer op je factuur vermelden en zijn je facturen in principe ongeldig. Vraagt een bedrijf jou om een factuur? Dan kun je in plaats van een factuur een kwitantie sturen.

Hoe Maak Je Een Factuur Als Zzp Er?

Kan Je Zelf Een Factuur Maken?

Wat Moet Op Factuur Zzp?

Hoe Maak Je Een Factuur Zonder Kvk?

Verzamelen 34 zzp factuur maken