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자네, 공문 보낼 줄은 아나? 신입사원이 반드시 알아야 할 공문 작성법
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공문작성법(항목별 상세한 설명 & 공문양식 & 쉬운 작성법 설명) : 네이버 블로그
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공문 회신 손쉽게 하기(feat. 보고 공문 문서번호 자동 생성) :: 새물내 솔솔
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자네, 공문 보낼 줄은 아나? 신입사원이 반드시 알아야 할 공문 작성법
공문이란 공공 기관이나 단체에서 공식으로 작성한 서류를 의미한다. 일반적으로 공문은 업무협조를 요청하기 위해 작성하는 경우가 많으며 그렇기 때문에 그 목적을 보다 분명히, 보다 간결하게 전달해야 한다. 또한 한 회사를 대표하는 문서이기 때문에 적절한 규격과 양식에 맞추어 깔끔하게 작성하여야 한다.
회사 공문은 사내에 배포되는 사내공문과 외적으로 배포되는 사외공문 두 가지로 나눌 수 있다. 사내공문은 공문 발송 부서의 가장 높은 책임자의 직인을 찍어 배포하는 것이 일반적이며, 사외공문의 경우 회사 대표이사의 직인이 필요하다.
공문은 두문-본문-결문으로 구성이 된다. 이에 맞추어 각각의 부분에 어떤 내용이, 어떻게 들어가면 좋을지 함께 알아보자.
(이미지 : 잡코리아 좋은일 연구소 DB)
1. 두문
가장 첫 줄에는 문서 종류의 구별 없이 문서를 발송하는 기안자가 소속된 기관명을 입력한다. 이때, 로고를 사용을 해도 좋다. 다음으로 시행일자, 수신, 참조를 기재한다.
수신자는 항상 공문을 받을 곳의 해당 기관장을 쓴다. 기관장 명의로 오지 않은 문서는 공적인 효력이 없다는 것을 반드시 참고하자. 또한 문서 발송 시 거쳐서 가는 부서가 있다면(경 유)에 입력하면 된다. 보통의 경우 공란으로 처리한다.
참조는 실제로 문서를 받아 처리하는 곳으로, 공문을 전해 받을 곳의 실제 담당자나 담당 부서장으로 작성해주면 된다. 만약 내부기안이나 내부결재의 경우 수신자를 내부 기관장으로 작성하면 된다.
2. 본문
본문은 제목 및 내용 등으로 구성된다.
1) 제목
공문의 제목은 최대한 간결하고 명확하게 전달해야 하기 때문에, ‘-요청/-안내/-공지/-통보/-의뢰’와 같이 되도록이면 명사형으로 끝마무리를 하는 것이 좋다.
2) 내용.
본문의 내용은 수신기관의 발전 기원 -> 발신회사 소개 -> 문서 발신 사유 순으로 기재한다.
수신기관의 발전 기원은 보통 ‘귀사의 무궁한 발전을 기원합니다’로 시작하는 것이 적당하다. 이후 본격적 내용은 전달하고자 하는 내용을 간결하면서도 명확하게 기술하여야 한다. 또한 일반적으로 내용의 마지막에 ‘다시 한번 귀사의 발전을 기원하며’로 마무리 한다.
첨부파일의 경우 붙임의 항목에 기재하면 된다. 붙임 문서가 한가지 일 경우 순번을 부여하지 않고, 두 개 이상일 경우에는 순번을 부여한다. 이 붙임 문서를 이용하여 공문은 딱 한 페이지만 작성하는 것이 가장 좋다.
본문 내용의 마지막은 ‘끝.‘으로 마무리를 하는데, 본문의 마지막에 두 칸을 띄우고 ‘끝.’ 을 붙여주면 된다.
3) 형식
내외공문의 경우 회사 대 회사의 문서이므로 낮추어 표현할 필요가 없으며 ‘귀사’는 ‘귀관’이나 ‘귀청’으로 때에 따라 바꾸어야 한다.
내용의 번호는 1->가->1)->가)->(1)->(가) 순으로 들여쓰기를 한다. 하지만 공문은 간결성을 요구하기 때문에, 세부적인 사항의 경우 별도의 첨부파일을 만들어 번호가 셋째 항목 이상으로 내려가는 경우는 많이 없다.
공문의 본문 양식이나 내용은 회사를 대표하는 문서이기 때문에, 보내기 전 수 차례 확인작업이 필요하다.
3. 결문
결문의 작성 목적은 해당 문서가 발송기관 내부에서 정식적으로 처리되었다는 것을 보여주며 혹시나 문제가 생겼을 때 담당자끼리의 협의를 위해 만들어 놓은 부분이다. 결문은 발신명의와 수신처란 등으로 구성된다.
1) 발신명의
문서를 마무리 할 때 마지막으로 기관장의 날인이 찍힐 곳을 입력해야 한다. 발신명의는 공문을 보내는 기관의 기관장을 적으면 된다. 발신명의를 입력한 후에는, 문서에 기관장의 ‘장’ 글자 부분에 날인을 해서 문서가 공적인 효력을 가질 수 있도록 한다.
2) 수신처란
결문에는 보통 담당자, 주임 및 대리, 과장, 부장(팀장)의 이름을 입력하고, 문서번호, 우편번호, 주소, 전화번호, 팩스번호를 기재하며 담당본부와 담당자 이름, 직통 전화번호를 기입한다.
문서번호는 기업마다 임의로 정해진 번호가 있다. 사내공문, 사외공문의 경우에 따라 차이가 있을 수도 있지만 보통 ‘년도+월일+순번’의 조합에 의해 생성된다. 요즘은 전자결재를 하는 경우가 많은데 이런 경우 자동으로 문서번호가 생성된다.
잡코리아 좋은일 연구소 ㅣ 이상겸 인턴 y_cando@
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공문작성법(항목별 상세한 설명 & 공문양식 & 쉬운 작성법 설명)
공문작성법
공문작성법에 대해 알아보겠습니다.
일단 공문작성하라고 하면 어떻게 작성할지 걱정 부터 앞서죠.
네가 작성한것이 제대로 된것인지도 불안하고
처음 작성자라고 하면 누구나 격는 일이라 생각됩니다.
공문 이라고 하면 한번씩을 들어 보셨을껍니다. 학교, 회사, 단체 등에서 많이 사용되며 내부 또는 대외적으로 업무상 작성하여 발송하고 수신하는 공식적인 문서입니다.
보통 회사에서는 업무협조 목적으로 작성이 많으며 공문은 받드시 체계적으로 관리가 필요합니다.
규칙만 잘 알면 너무나도 쉬운 공문 작성법~
공문에는 여러 종류가 있지만, 여기서는 외부 기관에 보내는 공문에 대해 설명하겠습니다~~
시작하기 전에 공문에 대해 간단히 집고 넘어 가겠습니다.
공문이란??
간단히 말해 공공 기관이나 단체에서 공식적으로 작성한 서류를 뜻합니다.
공문의 성격상 내용이 명확, 간결, 신속 하기 때문에, 근래에 들어서 많은 기관에서 공문 양식을 요구 하고
있습니다.
그럼 지금부터 공문 작성법에 대해 간략히 알아 보겠습니다.
어떤 기관에 공문을 보낼려면, 먼저 공문을 보낼 기관의 해당 부서 담당자와 전화 통화를 해야 합니다.
그리고 사전에 어떠한 이유가 있으니 공문을 원하면 발송하겠다고 요청을 해야 합니다.
그럼 해당 부서 담당자가, FAX 번호와, 수신자, 참조를 가르쳐주면 잘 메모해 둡니다.
※경유(참조)란 내가 보낸 문서를 실제로 처리하는 부서를 말합니다.
윗 분이 해당 기관에서 공문을 보내라 지시 했다고 마음대로 공문을 보내면 안됩니다.ㅋㅋ
(공문은 말 그대로 공식적인 문서입니다.)
외부로 발송되는 공문은 반드시 소속 기관장의 확인이 있어야 합니다.!!
따라서, 문서 결제권자에게, 어떠한 이유로 공문을 쓰겠다고 사전 통지 합니다.
사전 통지하는 이유는, 결제권자가 신속하고 원활한 결제 업무를 할 수 있도록 하기 위함입니다.
예상 하지도 못한 문서가 올라오면 당황해서, 문서 기안자에게 버럭 화 를 낼 수도 있습니다.
^^ 조심조심~~
그럼 이제 공문을 작성하기 위한 모든 준비가 끝났습니다. 공문은 두문, 본문, 결문이 있는데, 차근 차근 작성해 봅시다.
두문은 (경유)란까지이고, 각각의 항목별 의미와 입력방법을 표로 정리 하였습니다.
의미 입력 방법 행정기관명 문서를 발송하는 행정기관의 명칭 을 씁니다. 행정 기관명이 적힌로고 사용이 가능합니다. 문서 종류의 구별 없이, 문서 기안자의 소속된 기관명 을 입력 합니다. 수 신 자 문서를 수신하게 될 사람 입니다. 기관 장 입니다. 중요한 것은, 수신자는 항상!! 해당 기관장 입니다. 기관장 명의로 오지 않은 문서는 공적인 효력이 없습니다. 수신자가 여러명일 경우는 여기서 다루지 않겠습니다 (경 유) 문서 발송시 거쳐서 가는 부서가 있으면 입력하면 됩니다. 보통 공란으로 처리 해 둡니다. 참 조 해당 기관에서 실제로 문서를 처리 하는 곳입니다. 수신자 옆에 괄호에, 해당문서 처리 부서의 부서장 직함을 쓰면 됩다.
예를 들어, 한국기업에서 한국대학교로 요구 사항이 있다면 다음과 같이 적으시면 됩니다.
이제 두문 작성이 끝났습니다. 쉽죠??ㅋㅋ (기관장란에 글자 굵게 안하셔도 됩니다)
본문 부터는 지켜야할 약간의 양식이 있습니다. 먼저 기호 정의부터 할께요. 아래와 같이 제가
쓰게될 기호를 정의 하겠습니다.
기호종류 의미 ＊ 한칸 띄움 ※ 두칸 띄움
(참고 : 위 수신자란 옆에도 두칸 띄우고 기관장을 입력 합니다)
제목 작성법
공문의 요구 조건은, 최대한 간결하고 명확하게 전달 하는 것입니다. 따라서 명사형 동사로 끝마무리를 하는 것이 바람직 합니다.
예) ~요청, ~안내, ~공지, ~통보, 와 같은 단어로 끝나는 것이 좋습니다.
만약 한국기업에서, 한국대학교로 공인성적 조회 공문을 낸다면 제목란은 다음과 같이 입력하는 것이
좋습니다.
제목※2015년도 관광통역안내사 정기시험 공인어학성적 조회 의뢰.
조금 4가지가 없는것 같아 보이지만, 아주 간결하고 명확한 형식을 갖춘 공문제목 입니다.ㅋㅋㅋㅋ
이제부터 내용을 하나씩 써 넣어야 합니다!! 내용 넣는 방법은 항목별로 구분해서 넣어주시면 됩니다. 항목별로 내용을 구분하는 방법은 밑에와 같습니다.
들여쓰기 방법 입니다.( ※: 두칸 띄움 입니다)
1.*첫째 항목
※가.*둘째 항목
※※1)*셋째 항목
※※※가)*넷째 항목
※※※※(1)*다섯째 항목
※※※※※(가)*여섯째 항목
위와 같이 항목별로 써주시면 되는데, 항목 부호는 위와 같이 하시는게 올바른 작성법 입니다.
단) 첫째 항목의 위치는 제목의 첫 글자와 함께 시작 합니다. 아래 그림에 예시를 첨부 했습니다.
보통 셋째항목 이상으로 내려가는 경우는 공문에 잘 없습니다. 왜냐하면 공문은 간결성을 요구하기 때문에, 세부적인 사항이 요구될 때는 별도의 첨부 파일을 만들기 때문 입니다. 첨부파일은 특별한 양식이 없습니다.
이제 그럼 본문 내용을 작성 해보겠습니다.
보통 외부 기관으로 보내는 공문은 다음과 같은 시나리오로 씁니다.
수신기관의 발전 기원 – 발신회사 소개 – 문서 발신 사유
무슨 말을 적어야 할지 잘 모르겠죠?? 그래서 제가 간단히 샘플로 몇 자 적어 봤습니다.
가. 귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.(가장 많이 사용하는 문구 입니다)
나. 귀 사의 무궁한 발전을 기원합니다.
다. 공인시험의 공정성을 최 우선으로 하는 한국기업입니다.
라. 사회복지 실천현장에서 공동선 실현을 위해 매진하시는 기관장님께 깊은 동료애를 전합니다.
별거 아니죠(공문에서 인사말이라 생각하시면 됩니다.) 말은 적당히 지어내서 쓰면 됩니다!!
★문서 작성시 주의 사항 (중요)★
1. “다음” 혹은 “아래” 와 같은 문구의 잘못 사용
밑에 그림과 같은 경우는 잘못된 공문 작성 예시 입니다.
물론, “다음” 이나 “아래” 와 같은 문구를 사용하는 경우도 있지만, 여기서는 다루지 않겠습니다…
분량 관계상. “다음” , “아래” 와 같은 문구 없이 바로 하위 문항으로 작성 하시면 됩니다.~~ (올바른 예시 이전 그림 참조)
2. 공문의 간결성 추구(더 중요)
공문은 뭐니 뭐니 해도 간결성. 입니다. 따라서 제일 잘 쓴 공문은, 딱 한 페이지만 쓴 공문 입니다.
공문의 내용이 길어질 것 같을 때, 붙임 문서를 활용하면, 공문의 내용을 간결하게 할 수 있습니다.
본문에 “붙임 참조” 라는 말 한마디만 하면 됩니다.
세부 내용을 공문에 적는 것보다 훨씬 보기 좋습니다.
위의 가, 나, 다 항목도 붙임 문서에 첨부하면 공문의 내용을 훨씬 더 압축 할 수 있습니다.
붙임 문서 적는 방법
붙임 문서를 적는 방법은 밑에 설명이 되어있지만 한번 설명 하겠습니다.
마찬가지로 제목라인과 선을 맞춰서,
붙임※1.*문서제목1 1부.
2.*문서제목2 1부.
이렇게 쓰면 되고, 붙임 문서가 1개일 경우 순번 부여를 하지 않습니다.
공문은 두 페이지 이상 시, 쪽번호를 부여하지만, 한 페이지만 작성시 쪽번호를 부여하지 않습니다.
붙임 문서를 통해, 공문은 딱 한 페이만 작성하도록 합시다!!
이제 본문을 마쳐야 할 때입니다. 본문의 마지막에 ※끝. 만 붙여 주시면 됩니다.
하지만 붙임 문서가 있을 경우 조금 다르니 살펴 보도록 하겠습니다.
1. 붙임 문서가 없을때.
단순히 본문의 마지막에 ※끝. 를 붙입니다.
2. 붙임 문서가 하나 일때.
붙임 문서가 하나일 경우, 붙임 문서 순번을 부여하지 않습니다.
3. 붙임문서가 두개 이상일때.
붙임 문서의 순번을 부여 합니다.
이렇게 문서를 마무리 하면, 마지막으로 기관장의 날인이 찍힐 곳을 입력 해야 합니다.
한글 양식의 마지막 부분인 발신명의 부분을 입력 할 겁니다. 발신명의는 공문을 보내는 기관의 기관장을 적으면 됩니다.
자신의 이름 적으면 절대 안됩니다!!!!
예를들면, 초중등학교는 000학교장 이고, 법인단체일 경우 000장 혹은, 000대표 입니다.
법인단체가 아닐 시, 공문 결제 담당자의 지시대로 공문을 작성하면 됩니다. (법인단체가 아니면 대표자가 존재하지 않음)
발신명의를 입력한 후에는, 문서에 기관장의 ‘장’ 글자 부분에 날인을 해서
문서가 공적인 효력을 가질 수 있도록 합니다.
이로써 본문이 완성이 되었습니다.
이제는 결문을 작성할 차례 입니다.
결문의 작성 목적은, 해당 문서가 발송 기관 내부에서 정식적으로 처리되었다는 것을 간접적으로 보여주고
혹시나 문제가 생겼을 때, 담당자 끼리 협의를 위한다고 볼 수 있습니다. 따라서 결문에서는 형식적인 부분들이 많습니다.
결문은 예시로 보는것이 편하기 때문에 예시로 보겠습니다. 저희 한국기업에서 문서를 작성한다고 가정하면
예시는 다음과 같습니다.
이로서 모든 공문의 작성이 끝났습니다.
마지막으로 할 일은 모든 내부 결제권자의 허가를 거친 후,
미리 받아둔 FAX 번호로, 문서를 발송 하면, 모든 업무는 끝 입니다.
이제 모든 공문 작성방법이 끝 났습니다. 자주 공문 작성을 안 할 경우 잊어 버리는 경우가 있습니다.
기본 셈플을 출력하셔서 첨삭해두면 언제든지 공문 작성하실 때 두려워하실 필요가 없습니다.
감사합니다.
아래는 공문의 예시 입니다.
예 공문을 첨부하겠습니다. 다운 받아 사용하셔도 됩니다.
추가로 수신자가 많을 경우 작성법 입니다.
수신자란에 “수신자참조” 적으시고 발신명의 하단에 수신자를 나열해서 작성하시면
됩니다.(하단 이미지 파랑색 글씨 참조)
기안문의 “관련근거” 작성시….
대내문서 접수 건 혹은 외부 접수문서의 경우,
근거 상의 문서번호는 저의 부내에서 접수한 문서번호를 사용해야 하는 것인지,
아니면..원 발송기관의 문서번호를 기재해야 하는 것인지요?
규정상에….명확한 내용이 없다보니,
각 부서나 기관별로 두서없이 사용되고 있어 문의드립니다.
(예시)
A사에서 대금지급 관련하여 발송한 “aaa-01-001” 문서를 저희 부서에서 접수하여 “우리부사업관리-001″로 등록한 후, 재무회계팀에 대금지급 요청을 하는 경우,
기안문 관련근거 작성시,
1. 관련근거 : aaa-01-001(2017. 8. 3.) 「대금지급요청」
2. 관련근거 : 우리부사업관리-001(2017. 8. 3.)「대금지급요청」
중 어느 것이 맞는 문서번호 표기인지요?
(둘다 상관없이 사용해되 되는 건가요?)
==================================================================
질문자 : 스트레스 등록일시 : 2017. 4. 18.
기안문 서두 부분 [관련 근거] 작성 시, 시행문 생산등록번호 또는 접수등록번호 뒤 “호”를 붙여야 되는 지에 대하여 추가 문의 드립니다.
아래 질의에서 “호”의 유무 및 위치를 다르게 한 예를 들어 문의점을 명백하게 한 것 같은데 답변은 한 눈에 알아보는 공문서 바로쓰기를 바탕으로 ~과, ~호와, 등 다 가능하다고 되어 있기에 의아한 점이 있어 재문의 하는 것입니다.
개정된 “2016 행정업무운영편람”에는 시행문 예로 ‘행정제도혁신과-123’ 이라고만 되어 있습니다. 나머지 다른 지시문서, 공고문서 등에는 번호 뒤에 ‘호’를 붙여 놓았는데 시행문 예시 및 기안문 형식 보고서에는 ‘호’가 제외되어 있습니다.
또한 “행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙”에 따라 작성된 것으로 보이는 박종덕 교수님의 반듯하게 공문서 작성하기에서도 시행문 일련번호 뒤에 ‘호’라는 말을 쓰지 않는 것으로 나와 있습니다.
법규명령(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정)이 행정규칙(한글 맞춤법)보다 우선 적용되어야 한다고 알고 있습니다.
두 가지를 다 혼용하여도 된다고 하셨는데 그 근거도 명확히 밝혀주십시오.
현장에서는 ‘호’를 쓰지 않고 기안하였다는 이유로 잘못 기안하였다, 틀렸다, 라는 인식이 만연합니다.
이에 대한 국립국어원측의 답변을 바라겠습니다.
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질문자 : 정근우 등록일시 : 2015. 4. 24.
공문서 작성의 경우 첫 줄에 관련근거를 표기하는 것이 대부분 입니다. 그러나 국립국어원에서 제공하는 예문에서도 이 부분에 대하여는 설명하는 자료가 없으며 아울러 일치하는 예문이 거의 없는 실정입니다. 행정기관 일선에서 근무하는 공무원은 최대한 정확하게 표기하려고 노력하고 있지만 결재과정에서 상관은 항상 자기인식의 준거틀 안에서 자기 나름의 알고있는 국어지식으로 수정을 가하는 등 이 부분에 있어 상호간의 심적 대립과 감정의 골이 깊어지고 있으며, 또한 여간 신경이 쓰이는 부분이 아닙니다. 힘의 논리로 하급직원에게 업무적 스트레스를 주는 부분이기도 합니다. 세상에 각자의 개성에 따라 공문서를 작성한다면 불교의 용어로 ‘세상만사 무유정법이라’ 이러한 생각으로 조직과 세상이 판을 치는 세상이 존속되다면 법치의 질서가 무너질 것입니다. 자연인이 아니라 공무원이기 때문에 고민을 말씀드리는 것입니다. 이제 거두절미하고 질문을 드리겠습니다.
다음의 예시문 중 어느 표기법을 공문서에서 사용함이 타당한 것인지 명쾌한 답변을 조속히 부탁드립니다.
1. 자유광역시 행복과-123호(2015.4.24.)와 관련입니다.
2. 자유광역시 행복과-123(2015.4.24.)호와 관련입니다.
3. 자유광역시 행복과-123(2015.4.24.)와 관련입니다.
4. 자유광역시 행복과-123(2015.4.24.) 관련입니다.
저는 지금까지 박종덕 교수님의 공문서 바로쓰기 1 PT자료를 규범으로 공문서를 작성하여 결재를 올리고 있습니다만 계속되는 수정으로 마지못해 위와 같이 질문을 드리는 것입니다.
==================================================================답변자 : 온라인가나다 답변일시 : 2015. 4. 28.
안녕하십니까?
1. “한눈에 알아보는 공문서 바로 쓰기”에 따르면 ‘건설교통과-123(2014. 05. 15.)호 관련입니다.’, ‘건설교통과-123(2014. 05. 15.)과 관련한 문서입니다.’, ‘건설교통과-123(2014. 05. 15.)호와 관련한 문서입니다.’로 쓸 수 있습니다.
2. 다만, ‘이 일은 ~과 ~호 관련입니다’와 같이 쓰면, 주어 ‘이 일은’과 서술어 ‘관련이다’의 호응 관계가 어색하다는 문제가 있습니다. 따라서 ‘이 일은 ~과 ~호와 관련합니다/관련됩니다.’ 또는 ‘이 일은 ~과 ~호와 관련한/관련된 문서입니다.’와 같이 쓰는 것이 자연스럽습니다.
고맙습니다.
==================================================================답변자 : 온라인 가나다 답변일시 : 2017. 4. 25.
안녕하십니까?
질의하신 상황에서는 “2016 행정업무운영편람”을 따르시는 것이 적절해 보입니다. 아울러, 말씀하신 부분은 담당 부서(공공언어과)에 조금 더 알아본 뒤에 답변을 드리겠습니다. 2차 답변은 아래에 이어서 적고 “2차 답변”이라고 적어 놓겠습니다.
고맙습니다.
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[2차 답변]담당 부서(공공언어과)에 문의한 결과를 알려 드립니다.
국어원에서 발간한 “한눈에 알아보는 공공언어 바로 쓰기”는 공문서 작성 시 어려운 표현 대신 쉽고 바른 표현을 쓸 것을 제안한 책자입니다. 기안문의 서식에 대한 내용은 국어원에서 규정하고 있지 않습니다. 공문서의 작성과 관련한 내용은 행자부의 ‘행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정’을 따르시는 게 적절할 듯합니다. 더불어 문서 번호에 ‘호’를 붙이는지 여부는 어문 규정에 근거하지 않으며, 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정에도 없는 것을 알고 있습니다. 규정되어 있지 않은 부분이므로 작성자의 선택에 따라 쓰시는 것이 적절한 것으로 보입니다.
고맙습니다.
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